ProductivIdad en el trabajo
Leave a comment

En Modo Foco™: cero distracciones, concentración máxima

modo_focoCuando necesito machacar tareas, ya sea una grande (roca) o un montón de pequeñas, me pongo en Modo Foco™.

¿Qué es el Modo Foco?

Un estado en el que la concentración es máxima y la productividad óptima. Para entrar en este estado es fundamental eliminar cualquier posible distracción y gestionar correctamente las interrupciones.

Mi tiempo óptimo de Modo Foco™ son tres horas. Con este periodo tengo tiempo de entrar en materia y avanzar, para finalmente sentir que he sido productivo.

Eliminar cualquier tipo de distracción

Utilizo 4 precauciones para evitar distracciones:

  1. Móvil sin voz, sin vibración y boca abajo. En caso contrario, cada vez que oigo una notificación tengo la tentación de mirar de qué se trata, y adicionalmente rompe mi estado de concentración.
  2. No tengo ninguna notificación push activada en el portátil. 
    • Hace un tiempo tenía un pequeño visor en la barra de herramientas que me indicaba el número de emails que tenía pendiente por leer. Lo he quitado.
    • También he quitado cualquier señal acústica que pueda llamar mi atención: notificaciones de calendario, de correo, etc.
  3. Trabajo en aislamiento. Si debo hacer una tarea en la que no puedo permitirme interrupciones (y ahora viene una obviedad), me voy a un lugar donde nadie pueda interrumpirme. Yo suelo trabajar de 2 a 3 horas en casa antes de que mis hijos o mi esposa se despierten. Sólo con este rato suelo tener mi trabajo de concentración diario resuelto, aunque también tiene que ver con la naturaleza de mi rol en la empresa. Otros tipos de roles podrían no tener suficiente con este espacio temporal.
  4. Correo electrónico cerrado. Mala cosa tenerlo abierto si quiero estar concentrado. Desde mi punto de vista el email es una mina de razones para perder la concentración. Si quieres ampliar cuál es mi experiencia sobre este tema ehca un ojo a este post sobre la gestión del correo electrónico.

Otros temas a considerar para evitar distracciones

Adicionalmente, cuando ya estoy en Modo Foco™, suelen aparecer necesidades que podrían romper mi concentración. Por cierto, cada vez que nos distraemos o alguien nos interrumpe y no sabemos gestionar correctamente la concentración, !!!tardamos unos 10 minutos en recuperar el Modo Foco!!! (No recuerdo donde leí este dato, no te lo puedo referenciar… si sabes de donde es, please! dímelo en los comentarios)

Sencilla fórmula para escribir correos sin ver la bandeja de entrada

¿Qué pasa cuando estoy trabajando concentrado sobre una roca o cualquier otra tarea y necesito escribir un email? Al abrir de nuevo el email veo la bandeja de entrada, y en mi experiencia, me resulta difícil no caer en la tentación de comenzar a procesar correos y ver si hay cualquier urgencia…

Para evitarlo uso un enlace directo desde mi barra de Bookmarks  con el que puedo abrir una pestaña de redacción de correo (en gmail) sin acceder a la bandeja, y una vez he enviado el correo, la página se queda en blanco y puedo volver al Modo Foco™.

redactar_email_sin_ver_bandeja_de_entrada

La manera de hacerlo es muy sencilla:

  • Escribe mailto: en la barra de direcciones del navegador

mailto

  • Haz clic en la estrellita de favoritos y voilà!

favorito

Si quieres verlo en video aquí lo tienes:

Resistir la tentación de revisar los nuevos correos de la bandeja

A veces es inevitable tener que entrar en el correo, pues para hacer la tarea que estamos ejecutando, necesitamos acceder a algún adjunto de algún correo antiguo.

En estos casos no conozco ningún otro truco que RESISTIR LA TENTACIÓN de comenzar a revisar/leer el email.

Así de difícil :/

Gestionar correctamente las interrupciones

Para mi esta es una de las partes más difíciles de gestionar.  En el momento que alguien se acerca y te hace una pregunta… ya es demasiado tarde, la interrupción ya es.

¿Cuál es la mejor manera que he encontrado de gestionarlo?

  • La mayoría de días que estoy en la oficina son para reuniones o para ayudar en la resolución de problemáticas. Por lo que la interrupción en ese momento forma parte de mi trabajo y sé que es totalmente necesaria, por lo tanto, ya no lo llamo una interrupción sino una consulta. Ayudar a desbloquear temas hace que todo vaya un poco más deprisa.
  • Ante unas circunstancias diferentes, es decir, cuando estoy en la oficina y necesito terminar algo sí o sí,  me voy a una sala o me voy a bajo al bar (no tengo despacho, tenemos un espacio abierto de trabajo en la oficina).  Cuando estoy en una sala, de todos modos, si alguien me necesita estoy accesible, aunque lo dificulta un poquito. Los temas que me llegan suelen ser más importantes.
  • Si durante un día parecido estoy también en la oficina con las mismas intenciones pero no encuentro ninguna sala libre o se necesita para algo más, entonces me pongo los auriculares y Spotify. En el momento que alguien se acerca con una interrupción lo gestiono mediante el sistema que se explica en el libro the pommodoro technique (antes era gratis, ahora ya no).
    • El libro explica una eficaz técnica de estudio (ojalá la hubiese descubierto en mis años de universidad o de BUP y COU).
    • Aunque no la recomiendo como técnica de productividad en el trabajo (la he probado y, desde la óptica de mi experiencia, creo que no es operativa), aunque sí hay un muy buen apartado sobre cómo gestionar las interrupciones.
    • Rápidamente viene a decir: que cuando estás en Modo «Foco» y alguien se acerca, dejamos que nos haga la consulta, y seguidamente le preguntas si le parece bien que le atiendas/respondas en cuanto acabes con tu tarea. Eso sí, entonces me lo anoto para mantener mi compromiso… a veces me olvido :/

      oommodoro_technique

 

Para acabar, ayúdame contándome tus trucos y experiencias para concentrarte, !seguro que las mías podrían ser mucho más efectivas!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *