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La gestión del correo electŕonico: mi método rápido, eficaz y eficiente

Inbox_0La gestión del correo de una forma eficaz y eficiente ha sido uno de los principales escollos con los que me he encontrado a la hora de gestionar mejor mi día día.

Después de probar varias fórmulas y leer varios libros  he llegado a una fórmula, más o menos estable, que me ayuda a no verme sobrepasado por este canal de comunicación.

Aquí va 😉

Proceso el correo 2 veces al día

Suelo procesar el correo electrónico no más de 2 veces al día y el resto del día mantengo la pestaña del navegador cerrada o bien no la miro.

La razón principal de porqué reviso el correo 2 y no más veces tiene que ver con que:

  • El correo no para. Recibo un correo cada tantos minutos, por lo que si me dedicará a responder el correo sobre la marcha  me vería interrumpido continuamente. (haz click en la imagen para verla más grande)

emails-por-hora

  • Cuando envío un email corro el «riesgo» de que me respondan, por lo que el el curro de quitarme un email de encima no me sirve de nada entonces pues vuelvo a tenerlo de nuevo. Es cierto que habré avanzado en la tarea relacionada con ese email en cuestión… pero ¿qué pasa con la tarea prioritaria que debería estar haciendo en ese momento?, al final se trata de un tema de coste de oportunidad y prioridad. Prefiero priorizar aquello que es urgente o que tiene un gran impacto en mi organización en lugar de ser un esclavo del flujo constante de la bandeja de entrada.
  • A menudo mi correo viene acompañado de supuestas urgencias (si es urgencia de muerte suelen llamarme, me whatsapean o me mandan un mensaje por Facebook. Las supuestas urgencias me ponen en un estado de estrés que mi capacidad para volver al estado de foco.
  • Sino te has leído el libro de Simon Sinek Leaders Eat Last te recomiendo que lo hagas. En él explica la adicción que tenemos a los chutes de dopamina que nos proporciona nuestro sistema endocrino cada vez que abrimos un email o tachamos una tarea de nuestra lista. Abrir el correo solamente 2 veces al día me obliga a hacer un ejercicio de autocontrol sobre esta adicción natural, que según Sinek, es tan habitual en nuestros días.

¿Cómo proceso el correo?

En primer  lugar comienzo por el final, por el más antiguo que tengo por leer, y apartir de aquí no paro hasta que el correo está a 0.

  • Para conseguirlo en el mínimo tiempo posible y para que cada intento de proceso no me represente 2 horas de inversión de tiempo:
    • Sigo los sabios consejos de David Allen y no ejecuto en el mismo momento ninguna tarea (con origen en el correo) que me lleve más de 2 minutos.
    • Las que llevan más de dos minutos las meto en mi gestor de tareas Weekplan con un enlace al correo electrónico que lleva la tarea. De este modo cuando quiera ejecutar la tarea tendré acceso rápido.weekplan_tarea_con_enlace_a_gmail
  • Para saltar de un correo al otro no lo hago pasando por el inbox o bandeja de entrada, lo hago con la hotkey de gmal «k». Me permite navegar por los emails sin necesidad de utilizar el ratón.
    • En primer lugar, para activar el sistema de hotkeys o combinaciones de teclas debemos ir a la configuración de gmail arriba en la derecha
      Screenshot 2016-02-25 at 07.25.01
    • Luego entrar en Labs activar la función (haz clic para verlo más grande)
    • Luego podrás acceder a todas las combinaciones de teclas mediante SHIFT +? (te aparecerá esta imagen – clic para más grande!)hotkeys_gmail
    • la tecla «k» te permite pasar de email a email de antiguo a nuevo. La «j» de nuevo  a antiguo.

La configuración de Gmail que más me gusta

Desde hace ya algunos años Gmail te permite tener la bandeja de entrada configurada de muchas formas diferentes.

Mi favorita es la llamada Priority Inbox.

La razón por la que me gusta es, porque con esta fórmula, Gmail aprende lo que es importante y lo que no, y te lo acaba separando en dos bandejas diferentes de forma automática. Funciona muy bien, no tengo la sensación de que me haya fallado nunca.

En el momento que me entra en el Priority Inbox un correo que no es prioritario lo desmarco como prioritario y no vuelve a entrar en la bandeja Priority. priority_inbox

Este video te explica de forma clara en qué consiste:

Uso unroll.me para gestionar las newsletters y darme de baja de forma masiva de las que ya no me interesan o las spammers

Gracias a Berta Hernández (Directora de Mkt de InboundCycle) descubrí esta herramienta.

Ella estaba buscando una herramienta que le permitiera unificar en un único correo electrónico todas las newsletters a las que estaba suscritas, es decir, recibir un único email que las agrupara todas diariamente.

Pues bien Unroll.me hace exactamente esto y algo más.

Por un lado hace lo que acabo de explicar, y por otro, te pregunta sobre todas las suscripciones que recibes si quieres mantener la suscripción o si quieres que la herramienta  lo haga por ti. Excelente! Gracias Berta y Unroll.me

Screenshot 2016-02-24 at 18.01.02

Checklist rápido para acabar:

  • Reviso 2 veces al día el email max.
  • Proceso los emails de antiguos a nuevos mediante la «k» – tengo que tener activada la función Hotkeys de gmail en el apart
  • Sólo hago tareas de menos de 2 mins durante el proceso de correos
  • Las tareas de más de 2 mins las paso a Weekplan acompañadas del enlace al email
  • Uso Unroll.me para gestionar las newsletrer y darte de baja de forma masiva de las que ya no te interesan

Si eres un freak de la productividad como yo, seguro que me ayudas a encontrar mejores fórmulas para mejorar mi proceso 🙂 Si te apetece, te invito que las compartas conmigo en los comentarios.

6 Comments

  1. Moltes gràcies per aquest primer post de un blog que te molt molt bona pinta! 😉

  2. Jordi Cuenca says

    Me ha encantado este primer post Pau!, hay algunas pautas que me va a ayudar mucho.

    Yo utilizo muchísimo los Labels en Gmail, me ayudan a tener siempre todo el correo organizado como quiero y gracias a los filtros además con muy poco esfuerzo.

    Ya espero impaciente el próximo! 🙂

    • Pau Valdés says

      Muchas gracias Jordi. 🙂
      Yo las etiqutas solo las uso para tener organizados los emails de los viajes: vuelos, hoteles, etc…

  3. Gracias por compartir tus ideas Pau. ¡Serán muy muy útiles para mi día a día!
    Impaciente ya por leer los próximos posts 🙂

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