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Gestión documental personal: método con Google Keep y Drive

google keep y google drive, herramientas de gestión documental personal definitivaEn mi experiencia, uno de los pilares de una buena organización personal es disponer de un sistema de gestión documental (o de archivo) eficaz y que no falle nunca. Adicionalmente, lo ideal es que también sea eficiente y me permita encontrar lo que busco rápidamente.

Después de los años he desarrollado un sistema que cumple con los dos requisitos: Eficacia y Eficiencia.

Para ello utilizo: un método y una herramienta. Te los explico a continuación.

El Método: El sistema de gestión documental de David Allen en Getting Things Done

David Allen, en su libro Getting Things Done me dio la estructura base de lo que ahora es mi propio sistema de productividad.

Aunque ahora no aplico al 100% su sistema, desde mi punto de vista, David Allen hace una aportación crucial al mundo del archivo y la productividad personal. Su sistema de gestión documental y toma de notas, aunque no lo considero muy eficiente [del modo en el que él lo explica], es extremadamente eficaz.

¡Además el sistema permite montar un sistema de archivo en el que las categorías, las etiquetas y las taxonomías no son necesarias! Simplifica enormemente cualquier sistema de clasificación.

Digo que no es demasiado eficiente puesto que para llevarlo a cabo se necesitaba:

  • Una metodología totalmente analógica
  • y 3 objetos del siglo pasado 🙂

Un archivador (filing cabinet en inglés) como este:

Muchas carpetas de este tipo

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y muchas etiquetas adhesivas de este tipo

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Como decía, el método de David Allen es totalmente analógico. También es sencillo de poner en marcha, aunque para mi gusto ocupa mucho lugar y luego resulta pesado rescatar la información.

La idea base es que para cualquier proyecto [o unidad informativa de archivo] hay que abrir:

  • una nueva carpeta
  • y poner una etiqueta con un título
  • Luego ordenar la carpeta alfabéticamente. Nada más.

Una carpeta podría contener:

  • Un proyecto entero
  • El nombre de una persona con toda la info que vamos recopilando de ella (nombres de familiaries, hobbies, etc… una especie de CRM)
  • El nombre de un tipo de tienda. Por ejemplo: Ferretería, y dentro de la carpeta una lista de cosas que queremos comprar en la Ferretería. Por lo que cada vez que vayamos a la Ferretería solo debemos recuperar la lista de la compra de la ferretería guardada en esta carpeta.
  • etc.

Lo bueno de este sistema es el concepto de la unidad de archivo. Una unidad de archivo puede ser cosas de naturaleza distinta (proyecto, nombre de persona, tipo de tienda), pero sin embargo se guardan todas en el mismo lugar y se ordenan de la misma manera. De este modo encontrar cualquier información de archivo es realmente sencillo. Solo hay que hacer búsquedas de tipo alfabético, por ejemplo:

  • Quiero ir a la ferretería y ver que cosas debo comprar: busco en la F y encuentro la carpeta Ferretería con una lista de todas las cosas que debería comprar. En el contenido de la carpeta hay una lista que he ido alimentando cada vez que me he acordado que necesitaba algo de la ferretería, así el día que vaya lo tengo todo en el mismo lugar.
  • El padre del amiguito de la guardería de mi hijo. Tengo una carpeta con el título Nombre Padres Guardería. Dentro de esa carpeta me he anotado como se llama el padre, el nombre de su esposa, sus hobbies, etc… El día que lo voy a volver a ver consulto esa información. Iré alimentando la carpeta con nombres de otros padres y sus informaciones particulares.
  • Un nuevo proyecto del trabajo. En la carpeta guardo todos los archivos referentes a ese proyecto.

Este método, como decía es altamente efectivo, cualquier cosa que tengas en la cabeza la puedes volcar en una carpeta, etiquetarla correctamente y archivarla… para después encontrarla. Aunque como ya estás imaginando mientras lees, hay muchas situaciones en las que el sistema es poco práctico. Ej: si paso por delante de una ferretería de forma casual no tengo mi archivador a mano, o si me encuentro al padre del amiguito de mi hijo en el super tampoco tendré acceso a la informació.

Las herramientas: Google Keep y Google Drive los organizadores de archivos personales definitivos

El día que vi por primera vez Google Keep me pareció demasiado simple. Sobretodo porque en ese momento utilizaba Evernote, [un software de productividad enorme en cuanto a funcionalidades].

De todos modos vi dos elementos diferenciales:

  • Google Keep  tiene el mejor buscador que he visto en cuanto a rapidez.
  • La versión móvil de Google Keep es rápida, ágil y con funcionalidades excelentes. Permite tomar notas a otro nivel [como tomar notas lo explicaré en otro post, aunque lo introduzco en el vídeo que hay a final de este post].

Tras dos semanas trabajando simultáneamente con Evernote y Google Keep… abandoné Evernote para siempre… a pesar de su gran nivel funcional.

La razón tiene que ver con que Google Keep:

  • Tiene la funcionalidad suficiente para digitalizar a la perfección el método de archivo de David Allen. Todo lo que he explicado en el anterior epígrafe puede ponerse en marcha con esta herramienta y además se puede prescindir del archivador, las carpetas y las etiquetas. Lo explico en un vídeo al final de este post. De este modo, lo que era un sistema sólo eficaz, se convierte ahora en totalmente eficiente.
  • El buscador es rapidísimo
  • La aplicación de móvil se sincroniza al momento y te permite tener acceso a todo el archivo instantáneamente en cualquier lugar
  • És gratis
  • Fácilmente te permite compartir notas [proyectos en terminología de Allen], de un modo con el que más o menos todo el mucho está famliarizado: del mismo modo en que se comparten archivos en Google Drive.

 

A continuación he preparado un vídeo en que explico cómo utilizar la herramienta, y también introduzco como combinarla con Google Drive (la pareja definitiva!).

Me encantaría conocer tu opinión al respecto. Si tienes comentarios (buenos o ¡malos!), preguntas o nuevas sugerencias ¡me encantaría conocerlas! 🙂

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